Esta guía está dirigida a los usuarios de ventas y marketing que saben que Lavanda tiene informes, pero no cuál responde a cada pregunta.
Sigue una consulta desde su llegada hasta la reserva firmada e indica qué informe abrir en cada etapa. Dedique unos 30 minutos a recorrerla una vez y consérvela después como referencia.
Antes de empezar
Necesita el rol Admin o Analytics Viewer. Ningún informe de esta guía se abre sin uno de los dos.
Debe tener configurada la autenticación multifactor (MFA) en su cuenta. El artículo Configurar MFA para su acceso al PMS lo explica.
Todos los informes están en Analytics, luego Reports, dentro del grupo Sales & marketing.
Los nombres de los informes y los encabezados de columna están en inglés en todos los idiomas del Centro de ayuda, porque el visor de informes no está traducido.
Varios informes se abren con un filtro ya aplicado. Revise la barra de filtros antes de citar una cifra.
Los estados de lead son el vocabulario de los tres primeros pasos. El artículo Descripción de los estados de lead explica cada uno.
Los pasos de un vistazo
Cuente las consultas que llegan, en Leads.
Mida cuántas se convierten, en Lead conversion.
Siga las ofertas que ha enviado, en Leasing.
Revise el registro de CRM en el que se convierte un lead, en Contacts.
Enumere a las personas de las reservas resultantes, en Booking guests.
Lea las reservas en sí, en Bookings.
Averigüe con cuánta antelación se reserva, en Booking window.
Averigüe cuánto tiempo se quedan, en Length of stay.
Compare sus cifras con el mercado, en Market data y Sales proposition.
Consolide todo el embudo cada semana, en el Weekly performance report.
Paso 1: cuente las consultas que llegan
Toda cifra del embudo empieza por el volumen de consultas. El informe Leads enumera cada lead con su origen, su seguimiento de campaña y su estado actual. Abra la pestaña Leads by creation date para la demanda nueva y la pestaña Leads by updated date para los cambios en leads antiguos.
En este recorrido, tenga en cuenta que Lead status (excluding) se abre preconfigurado para excluir Duplicate, de modo que el recuento llega ya depurado.
Paso 2: mida cuántos de esos leads se convierten
El volumen por sí solo no indica si el embudo está sano. El informe Lead conversion ofrece la tasa de conversión closed won, la etapa en la que se pierden los leads y cuánto tiempo permanecen en cada estado. Compárelo con el mismo periodo del paso 1.
Un aumento de leads con una tasa a la baja apunta a la calidad de los leads y no al esfuerzo. El informe aparece como Lead conversion y se abre con el título Leads conversion, así que búsquelo en la lista por el nombre en singular.
Paso 3: siga las ofertas que ha enviado
Un lead que convierte se transforma en oferta, después en solicitud y después en reserva. El informe Leasing sigue cada una y muestra quién envió la oferta, cuándo se aceptó y con qué condiciones de arrendamiento y tarifa. Úselo para encontrar ofertas sin aceptar, que la tasa de conversión oculta.
Un mismo lead puede generar varias filas, una por alojamiento ofertado, por lo que el número de filas supera al de leads del paso 2.
Paso 4: revise el registro de contacto en el que se convirtió el lead
Un lead convertido crea un registro de contacto en el CRM. Ese registro contiene los atributos de identidad, consentimiento, empresa y estudiante de los que depende el resto del embudo. El informe Contacts los enumera todos.
Úselo para detectar direcciones de correo que faltan o consentimientos ausentes antes de lanzar una campaña. Booking status se abre preconfigurado en confirmed, así que bórrelo en More filters para contar todos los contactos.
Paso 5: enumere a las personas de las reservas resultantes
Un contacto es una persona y una reserva suele incluir varias. El informe Booking guests enumera a todos los huéspedes de una reserva, no solo al huésped principal, con su consentimiento de marketing, su nacionalidad y sus fechas de estancia. Úselo para dimensionar su audiencia.
Cubre a los huéspedes que hicieron el check in en los últimos 24 meses y a los que tienen reserva en los próximos 12 meses. No es un historial completo.
Paso 6: lea las reservas en sí
Este es el resultado que el embudo existe para producir. El informe Bookings muestra cuántas reservas tiene, su distribución por estado y con qué rapidez llegaron por plataforma. Ahí es donde se hace visible el rendimiento de cada canal.
Fije el periodo antes de leer nada, porque el informe se abre con Check in date en Current year. Aparece como Bookings y se abre con el título Booking report, y ambos nombres designan el mismo informe.
Paso 7: averigüe con cuánta antelación se reserva
El volumen de reservas sin el factor tiempo no sustenta una decisión de precios ni de campaña. El informe Booking window ofrece la media de días entre la reserva y el check in, la tendencia mensual y el reparto por tramos. Una ventana que se acorta indica que conviene adelantar la inversión en campañas.
El indicador de More filters marca 0 aunque Check in esté preconfigurado en los últimos 12 meses. Ese indicador no demuestra que el informe esté sin filtrar.
Paso 8: averigüe cuánto tiempo se quedan
La duración de la estancia determina los ingresos por reserva y, en algunas ciudades, el cumplimiento normativo. El informe Length of stay ofrece la media, la tendencia mensual y el reparto por tramos de duración. Una pestaña aparte, 90 days rule, cubre el límite de 90 noches de Londres.
Léalo junto con el paso 7. Una ventana de reserva larga con una estancia corta describe un negocio distinto al contrario. Aquí Check in también está preconfigurado en los últimos 12 meses.
Paso 9: compare sus cifras con el mercado
Su propio embudo indica qué ocurrió, no si fue bueno. El informe Market data cubre el origen de los huéspedes, el tipo de viajero, la ventana de reserva y la duración de la estancia en el mercado general. Compárelo con sus propias cifras de los pasos 7 y 8.
El informe Sales proposition es su complemento de posicionamiento y no está activo en todos los workspaces. Cuando no lo está, se abre en un panel titulado Sales proposition not enabled, con un botón Register Interest y sin datos.
Paso 10: consolide todo el embudo cada semana
Una vez que sabe qué informe responde a cada pregunta, el resumen semanal es la forma más rápida de mantener el control. Reúne On-the-books, Net income, Daily KPIs y Weekly bookings en una sola vista.
Llega como un recordatorio semanal por correo con un enlace, no con el informe en sí. Utilícelo como rutina y abra los informes individuales de esta guía cuando una cifra necesite explicación.
Aspectos a tener en cuenta
Los nombres de los informes y los encabezados de columna se mantienen en inglés en todos los idiomas. El visor de informes no está traducido, así que una página en español nombra una columna en inglés.
Leads y Lead conversion filtran por Workspace, mientras que el resto del grupo filtra por Building. Una cifra que no cuadra entre pasos suele deberse a esto.
Los recuentos no coinciden con exactitud entre pasos. Leasing devuelve una fila por alojamiento ofertado, Contacts se abre filtrado por reservas confirmadas y Booking guests cuenta personas y no reservas.
Sales proposition no está activo por defecto. Encontrarlo en la lista de informes no significa que pueda ejecutarlo.
Recorra los pasos en orden la primera vez. Cada uno responde a una pregunta que el paso anterior deja abierta.
Un informe que tarda en cargarse suele tener un rango de fechas demasiado amplio. Reduzca el rango y seleccione Apply de nuevo.
Más información
Artículo | Qué cubre |
Encontrar un informe por su nombre cuando la lista del grupo es larga. | |
Fijar los informes de esta guía para no tener que buscarlos cada vez. | |
La autenticación multifactor que su cuenta necesita antes de abrir cualquier informe. | |
Qué significa cada estado de lead de los pasos 1 a 3. | |
Sacar cualquiera de estos resultados del PMS como hoja de cálculo. | |
El conjunto más amplio de informes más allá del grupo Sales & marketing. | |
El recorrido completo del dinero, desde el primer pago inicial hasta el recibo conciliado | |
Conectar Stripe y, después, cobrar y reembolsar pagos con tarjeta y por domiciliación bancaria |