Una renovación no traslada dinero entre reservas por sí sola. Dónde acaba un pago inicial o un depósito depende de si la renovación amplió la reserva existente o creó una nueva.
Antes de empezar
Necesita permiso para ver y gestionar pagos en una reserva.
Averigüe si su espacio de trabajo está configurado para pagos iniciales o para depósitos, porque solo se aplica uno de los dos a la vez.
Tenga a mano el ID de la reserva anterior, para poder seguir los pagos en ambas reservas.
Qué necesita saber
Si la renovación amplió la reserva existente
El registro de la reserva no cambia, por lo que un pago inicial o un depósito permanece exactamente donde está.
Se generan facturas para los nuevos períodos de facturación, y el importe ya abonado conserva su asignación actual.
Desactive el cobro automático antes de ampliar. De lo contrario, un pago que aún está en tránsito puede cobrarse por segunda vez.
Emita una factura rectificativa después de ampliar si el importe cobrado necesita ajustarse.
Si la renovación creó una reserva nueva
La reserva nueva es un registro independiente, con sus propias facturas y su propio estado de pago inicial.
Un pago inicial o un depósito retenido en la reserva anterior no se traslada por sí solo.
Liquide la reserva anterior según sus propios términos y cobre lo que requiera la reserva nueva.
Consulte al equipo de soporte antes de reembolsar nada si un pago debe pasar de una reserva a otra, porque las opciones dependen de su configuración de pagos.
Dónde comprobar lo que se ha pagado
Abra la reserva y seleccione la pestaña Finanzas.
Seleccione Recibos para mostrar los pagos recibidos, con el importe pendiente de asignar en cada uno.
Seleccione Facturas para mostrar lo que se ha cobrado, incluida cualquier factura rectificativa.
Seleccione Pagos y reembolsos para mostrar los registros de pago y su estado.
Seleccione la pestaña Lista de verificación para mostrar el estado del pago inicial de la reserva.
El estado del pago inicial después de una renovación
El estado del pago inicial pertenece a una sola reserva. Una reserva nueva empieza con su propio estado, independientemente de lo que el miembro haya pagado antes.
Un pago registrado desde Pagos y reembolsos no actualiza el estado del pago inicial. Regístrelo en la factura de pago inicial.
Aspectos a tener en cuenta
Un pago inicial forma parte del coste de la reserva. Un depósito es una garantía frente a posibles daños y no forma parte del coste.
Cada uno se reembolsa de forma distinta. Un pago inicial se reembolsa abonando su factura, y un depósito se reembolsa desde su recibo.
El dinero no acompaña automáticamente al miembro de una reserva a otra. Trate el saldo de cada reserva por separado.
Compruebe las facturas generadas para los nuevos períodos de facturación antes de cobrar nada más, para que un miembro no pague dos veces.
Un depósito se retiene para la estancia por la que se tomó. Acuerde con su equipo financiero cómo se gestiona una renovación antes de que surja la primera.
La interfaz en español etiqueta el pago inicial como Pago inicial en el filtro de Reservas y como Anticipo en Pagos y reembolsos. Compruebe ambas pantallas.
Más información
Artículo | Qué cubre |
La diferencia entre ambos, los documentos que genera cada uno y cómo reembolsarlos. | |
En cuál de las dos rutas de renovación se encuentra. | |
Crear la reserva nueva para un miembro recurrente. | |
Ampliar la reserva existente y generar las facturas nuevas. |