Lavanda PMS no tiene un registro de renovación ni un control Renovar. Una renovación se registra como una versión más larga de la reserva existente o como una reserva nueva para el mismo contacto. Cada ruta genera documentos distintos.
Antes de empezar
Necesita permiso para ver y editar reservas en el espacio de trabajo.
Acuerde qué ruta utiliza su equipo, porque cada una genera facturas y documentación distintas.
Averigüe si su espacio de trabajo está configurado para pagos iniciales o para depósitos, ya que solo se aplica uno a la vez.
Qué necesita saber
Las dos rutas de un vistazo
Ruta | Qué cambia | Qué no cambia |
Ampliar la reserva existente | La fecha de salida se mueve y se generan facturas para los nuevos períodos de facturación. | El registro de la reserva, el ID de la reserva y cualquier contrato ya firmado. |
Crear una reserva nueva para el mismo contacto | Un segundo registro de reserva, con su propio ID, sus facturas y su calendario de pagos. | La reserva anterior, que conserva sus fechas, documentos y pagos. |
Ampliar la reserva existente
Abra la reserva y seleccione Acciones.
Seleccione Editar reserva.
Seleccione Fechas para desplegar esa sección.
Cambie la fecha de Salida.
Seleccione Actualizar y espere a que se generen las facturas.
La sección Fechas muestra este mensaje: "Los cambios realizados aquí no afectarán a contratos o documentos existentes, ni se comunicarán a los residentes. Puede ajustar las fechas de entrada y salida si cumplen con la validación requerida para evitar sobrerreservas."
Los servicios opcionales configurados por período de facturación se trasladan a los nuevos períodos. Los artículos por unidad de servicio no se crean en el período ampliado.
Crear una reserva nueva para el mismo contacto
La segunda ruta reutiliza el contacto que ya tiene el miembro y genera una reserva independiente. La reserva anterior queda exactamente como estaba.
Cómo encontrar a los miembros recurrentes
Vaya a Reservas.
Seleccione Añadir un filtro y luego Huésped recurrente.
Configure el operador como Es y el valor como Verdadero.
Seleccione Aplicar.
Seleccione Guardar segmento para conservar la vista para la siguiente ronda de renovaciones.
Huésped recurrente es verdadero cuando el huésped principal tiene una reserva anterior. Lo calcula el sistema y no se establece a mano.
Cuándo lo utilizaría
Está decidiendo si ampliar una estancia o volver a reservar para un miembro.
Un informe o un traspaso pregunta cuántas renovaciones hubo y necesita saber qué contar.
La documentación de un miembro ya no coincide con las fechas de su reserva.
Está definiendo un proceso de renovaciones y necesita saber qué hace el PMS y qué no.
Aspectos a tener en cuenta
Ampliar una reserva no actualiza una licencia ni un contrato de arrendamiento firmado, y no avisa al miembro.
Una reserva no se puede ampliar cuando hay otra reserva inmediatamente después. Mueva esa reserva primero o elija otra fecha.
Una reserva que ya ha salido no se puede ampliar. El equipo de soporte puede ajustar las fechas a mano, y después las facturas o el Multi-calendario pueden no actualizarse correctamente.
Nada en el registro de la reserva vincula una renovación con la estancia anterior. Los informes de renovación se basan en el indicador de huésped recurrente y en el contacto.
La ampliación no está disponible para reservas procedentes de un canal de agencia de viajes en línea (OTA) como Airbnb o Booking.com.
Desactive cualquier cobro automático antes de ampliar una reserva, para que un pago ya en tránsito no se cobre de nuevo.
Más información
Artículo | Qué cubre |
El flujo completo de ampliación, incluidos los servicios opcionales y la resolución de problemas. | |
Los pasos de la ruta de reserva nueva. | |
Dónde queda un pago inicial o un depósito después de una renovación. | |
Qué tipos de reserva admiten un cambio de fechas. | |
Enviar el contrato que cubre el período renovado. |