Esta guía lleva a un operador desde la ausencia de integración de pagos hasta un espacio de trabajo que cobra pagos con tarjeta y domiciliaciones bancarias SEPA a través de Stripe. SEPA son las siglas de Single Euro Payments Area, la zona única de pagos en euros. Al final tendrá una cuenta de Stripe conectada, ambos métodos de pago en funcionamiento en una reserva y las dos vías de reembolso conocidas.
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El paso 1 es una tarea de configuración única. Los pasos 2 a 7 son el trabajo diario de cobrar en una reserva. Los pasos 8 y 9 son dos vías de reembolso alternativas, no una secuencia.
Antes de empezar
Necesita acceso a Settings (Configuración) y a Integrations (Integraciones), y permiso para abrir la pestaña Financials de una reserva.
Necesita una cuenta de Stripe, y acceso a ella, antes de poder completar el paso 1.
Los pagos con tarjeta funcionan en cualquier reserva. La domiciliación bancaria SEPA requiere un espacio de trabajo configurado en euros, la facturación activa y SEPA configurado en su cuenta de Stripe.
La domiciliación bancaria SEPA requiere además una reserva con el intervalo de facturación Calendar monthly (Mensual calendario). La pestaña Payment methods solo aparece en las reservas mensuales.
Una solicitud de pago con tarjeta requiere una factura emitida con un contacto de CRM asignado, porque la solicitud utiliza la dirección de correo electrónico de ese contacto.
Cuando todavía no hay ninguna cuenta de Stripe conectada, empiece por el paso 1 en lugar de tratarlo como un requisito previo.
Los pasos de un vistazo
Conectar una cuenta de Stripe al espacio de trabajo.
Cobrar con tarjeta de crédito o débito cuando el titular está presente.
Enviar un enlace de solicitud de pago con tarjeta, cuando no puede tomar la tarjeta usted mismo.
Solicitar a un huésped un mandato de domiciliación bancaria SEPA.
Añadir una domiciliación bancaria SEPA a una reserva.
Consultar un mandato SEPA y comprobar su estado.
Sustituir un mandato, o cancelarlo.
Reembolsar un pago con tarjeta de Stripe en el Lavanda PMS.
Reembolsar a un huésped en el panel de Stripe, cuando la vía del PMS no lo permite.
Los pasos 8 y 9 son alternativas, no pasos consecutivos. Elija una sola vía para un pago determinado y pruebe primero la vía del PMS.
Paso 1: conectar una cuenta de Stripe
Nada más de esta guía funciona hasta que una cuenta de Stripe está conectada al espacio de trabajo. Las cuentas ya conectadas se enumeran en Stripe accounts, dentro de Integrations. Una cuenta está marcada como Primary account y un edificio utiliza la cuenta principal del espacio de trabajo hasta que elija otra.
Los pasos están en Cómo conectar una cuenta de Stripe.
Conecte la cuenta que va a utilizar para pagos reales. Una cuenta añadida en modo de prueba lleva una etiqueta Test en la lista Stripe accounts.
Paso 2: cobrar con tarjeta de crédito o débito
Utilice esta vía cuando el titular de la tarjeta está presente y le facilita los datos de su tarjeta. El pago se cobra a través de la cuenta de Stripe que elija y se registra en la reserva, en Payments & refunds. Este paso depende únicamente del paso 1, por lo que el cobro con tarjeta puede funcionar antes de configurar SEPA.
Los pasos están en Cómo cobrar con tarjeta de crédito o débito a través de Stripe.
Cuando el espacio de trabajo tiene más de una cuenta de Stripe conectada, elija la correcta en el campo Stripe account. El pago se liquida en esa cuenta.
Paso 3: enviar un enlace de solicitud de pago con tarjeta
Utilice esta vía cuando no puede tomar los datos de la tarjeta usted mismo, por ejemplo con un huésped a distancia. La solicitud se envía por correo electrónico al contacto de CRM de una factura emitida. Siempre cubre el total de la factura y el importe no se puede modificar.
Los pasos están en Cómo enviar a un huésped un enlace de solicitud de pago con tarjeta de Stripe.
Emita la factura por el importe que quiere cobrar, porque una solicitud de pago no admite pagos parciales.
Paso 4: solicitar una domiciliación bancaria SEPA a un huésped
La domiciliación bancaria SEPA cobra pagos recurrentes desde una cuenta bancaria en euros. El huésped completa el mandato por sí mismo, con un enlace que el PMS envía a la dirección de correo electrónico registrada para el huésped principal. Una reserva guarda su mandato en la pestaña Payment methods, dentro de Financials.
Los pasos están en Cómo solicitar una domiciliación bancaria SEPA a un huésped en una factura.
Ese artículo explica cómo solicitar y comprobar el mandato desde la pestaña Payment methods de la reserva. El menú Actions de una factura emitida ofrece Request one-off payment. Esa es la vía de tarjeta del paso 3, no una solicitud de mandato SEPA.
Paso 5: añadir una domiciliación bancaria SEPA a una reserva
Este paso añade un mandato a una reserva que ya existe, para que los pagos mensuales se cobren automáticamente. Requiere el intervalo de facturación Calendar monthly, un espacio de trabajo en euros, la facturación activa y SEPA configurado en Stripe. Cuando todavía no se ha configurado nada, la pestaña muestra No recurring payment methods.
Los pasos están en Cómo añadir una domiciliación bancaria SEPA a una reserva.
Una reserva por noches no admite un mandato, así que compruebe el intervalo de facturación antes de prometer al huésped la domiciliación bancaria.
Paso 6: consultar un mandato SEPA
Una vez solicitado un mandato, confirme que el huésped lo ha completado antes del primer vencimiento. La tarjeta Direct debit mandate indica el estado, y un mandato que el huésped no ha completado muestra Pending.
Los pasos están en Cómo consultar un mandato SEPA.
La pestaña Checklist de la reserva también informa del estado Direct debit mandate. Un mandato pendiente significa que el siguiente cobro mensual no se realizará.
Paso 7: sustituir un mandato, o cancelarlo
Un mandato vincula una reserva a una sola cuenta bancaria del huésped, por lo que un cambio de cuenta exige un mandato nuevo y no una modificación. Confirme el cambio con el huésped primero y configure el mandato sustitutivo antes del siguiente vencimiento.
Los pasos están en Cómo cancelar o configurar un nuevo mandato de domiciliación bancaria.
Cancelar un mandato en el PMS no elimina el método de pago de domiciliación bancaria SEPA del registro del huésped en Stripe. Eliminar la instrucción SEPA del PMS no es posible hoy.
Paso 8: reembolsar un pago con tarjeta de Stripe en el Lavanda PMS
Reembolse en el PMS siempre que pueda. Un reembolso realizado en el PMS queda registrado en la reserva, por lo que sus registros financieros y el registro del huésped se mantienen alineados. Los pagos cobrados y los reembolsos ya realizados se encuentran en Payments & refunds, y el recibo correspondiente en Recibos.
Los pasos están en Cómo reembolsar manualmente un pago con tarjeta de Stripe desde la página Payments.
Ese artículo explica cómo encontrar el pago, el registro del reembolso y el recibo de una reserva. No incluye la acción de reembolso en sí, así que utilice el paso 9 cuando la vía del PMS no permita completarlo.
Paso 9: reembolsar a un huésped en el panel de Stripe
Esta es la vía alternativa, no el paso siguiente al 8. Utilícela solo cuando el reembolso no se pueda realizar en el PMS. El reembolso se hace entonces fuera de Lavanda, con el proceso de reembolso y la documentación propios de Stripe.
Los pasos están en Cómo reembolsar a un huésped en el panel de Stripe.
Compruebe antes qué cuenta de Stripe conectada cobró el pago, en Stripe accounts, dentro de Integrations. Registre después el reembolso en la reserva, para que el registro del PMS coincida con Stripe.
Aspectos a tener en cuenta
El paso 1 es el requisito previo de toda la guía. Los demás pasos fallan sin una cuenta de Stripe conectada.
Los pagos con tarjeta y la domiciliación bancaria SEPA son independientes. Puede utilizar solo el cobro con tarjeta y añadir SEPA más adelante.
La domiciliación bancaria SEPA solo funciona en euros y con facturación mensual. Una reserva por noches, o un espacio de trabajo en otra moneda, admite pagos con tarjeta pero no un mandato.
La pestaña Payment methods solo contiene métodos de pago recurrentes. Un pago único con tarjeta no aparece ahí, sino en Payments & refunds.
Una solicitud de pago con tarjeta siempre cubre el total de la factura. Un pago parcial requiere una factura aparte o un pago registrado manualmente.
Los pasos 8 y 9 son dos vías para el mismo reembolso. Utilice una sola, o el huésped recibirá el reembolso dos veces.
Las transferencias bancarias y otros métodos se registran en la factura, por lo que un mandato no es la única forma de liquidar un saldo.
Más información
Artículo | Qué explica |
Conectar una cuenta de Stripe al espacio de trabajo y elegir la cuenta que utiliza un edificio. | |
Registrar y cobrar un pago con tarjeta cuando el titular está presente. | |
Enviar por correo electrónico una solicitud de pago por el total de una factura emitida. | |
Solicitar y comprobar un mandato SEPA desde la pestaña Payment methods de la reserva. | |
Añadir un mandato a una reserva mensual existente facturada en euros. | |
Comprobar el estado de un mandato y enviar un enlace nuevo cuando falta. | |
Sustituir un mandato, y qué no elimina la cancelación en Stripe. | |
Encontrar los pagos, los reembolsos y los recibos de una reserva en el PMS. | |
La vía de reembolso alternativa, y cuándo utilizarla. | |
El recorrido completo del dinero, desde el primer pago inicial hasta el recibo conciliado | |
Qué informe responde a cada pregunta, siguiendo un lead desde la consulta hasta la reserva firmada |