Esta guía está dirigida a un usuario de finanzas u operaciones que conoce cada pantalla de pagos del sistema de gestión de propiedades (PMS) de Lavanda, pero no el orden en que se utilizan.
Al final tendrá el dinero cobrado, registrado en el documento correcto, conciliado y reversible. Los pasos de configuración se realizan una sola vez. Después, cada pago lleva unos minutos por reserva.
Antes de empezar
Un rol de usuario que le permita consultar reservas, emitir facturas, registrar pagos y tramitar reembolsos.
La facturación activa en su espacio de trabajo. Póngase en contacto con su implementation manager o client advisor si no dispone de facturas.
Saber si su espacio de trabajo utiliza pagos iniciales o depósitos. Un espacio de trabajo utiliza un modelo u otro, nunca los dos. El paso 1 lo aclara.
La configuración de pagos ya establecida, antes de crear cualquier plantilla de plan de pago a plazos.
Una configuración de tarjeta de Stripe o un mandato de domiciliación bancaria válido, si desea que el PMS cobre por usted.
Los pasos de un vistazo
Comprender la diferencia entre un pago inicial y un depósito.
Crear las plantillas de plan de pago a plazos que fijan el calendario de cobro.
Generar una factura de pago inicial a partir de la oferta.
Pagar la factura de pago inicial, o registrar un pago realizado por otro método.
Registrar manualmente un recibo de depósito, cuando el dinero llega fuera del PMS.
Emitir la factura de alojamiento.
Comprobar qué emite y cobra el PMS por usted.
Registrar un pago en la factura emitida.
Conciliar los pagos recibidos.
Comprobar las asignaciones de facturas, recibos y notas de crédito.
Reembolsar un recibo de pago, cuando algo debe revertirse.
Paso 1: comprender los pagos iniciales y los depósitos
Todo lo que sigue se comporta de forma distinta según el modelo que utilice su espacio de trabajo. Un pago inicial forma parte del coste de la reserva y genera una factura. Un depósito es una garantía frente a daños y genera solo un recibo.
Resuelva esto primero, porque determina si le corresponden los pasos 3 y 4, o bien el paso 5.
Paso 2: crear las plantillas de plan de pago a plazos
Una plantilla de plan de pago a plazos es un calendario de cobro reutilizable. Fija cómo y cuándo se cobran los pagos de una reserva, y por sí sola no cobra nada.
Hágalo antes de que exista ninguna factura. Una plantilla se activa cuando se asigna a un grupo de productos y se realiza una reserva con ella.
Paso 3: generar una factura de pago inicial
Este es el primer documento del recorrido en un espacio de trabajo que utiliza pagos iniciales. Active el ajuste de pago inicial en la sección Application de la oferta, antes de que el huésped la acepte.
La factura se crea como borrador en la reserva resultante. Cuando no existe ninguna factura de pago inicial, la oferta aceptada es el lugar donde comprobarlo.
Paso 4: pagar la factura de pago inicial
Emita la factura en borrador y deje que el huésped pague mediante el enlace de pago de Stripe. Esa vía asigna el recibo por usted y actualiza el estado Down payment de la lista de verificación de la reserva.
Si el huésped pagó por otro método, registre el pago en la propia factura. El resumen de Down payment seguirá figurando como no pagado, lo cual es lo esperado.
Paso 5: registrar recibos de depósito manualmente
Este paso solo se aplica a un espacio de trabajo que utiliza depósitos, y al dinero que llega fuera del PMS. Regístrelo desde Payments & refunds en la reserva, con Payment type fijado en Deposit.
Un recibo registrado así no se asigna por usted. Prevea asignarlo a mano y comprobarlo en el paso 10.
Paso 6: emitir la factura de alojamiento
Al emitirla, el borrador pasa a ser un documento bloqueado y numerado que ya no refleja los cambios posteriores de la reserva. Revise antes las líneas y los datos del destinatario, porque una factura emitida no se puede editar.
Emita la factura de alojamiento antes de añadir cualquier servicio opcional a la reserva. Los servicios generan después una segunda factura en borrador en el periodo de facturación correcto.
Paso 7: comprobar qué emite y cobra el PMS por usted
Los pasos 6 y 8 con frecuencia no son necesarios. Una reserva por noches se factura automáticamente a las 23.59 de la fecha de salida. Una reserva mensual se factura a la 1.00 UTC del primer día del periodo de facturación.
El cobro automático se aplica solo a las facturas mensuales recurrentes. Consulte la tabla de referencia antes de emitir o registrar nada a mano, para no duplicar un documento.
Paso 8: registrar un pago en la factura emitida
Cuando el dinero llega fuera del PMS, regístrelo en la propia factura emitida. Así se genera el recibo, se crean los asientos del libro mayor y el pago se asigna a la factura.
La factura debe tener el estado Issued y quedar saldo por pagar. Registre el pago de una factura de pago inicial en la factura, nunca desde Payments & refunds.
Paso 9: conciliar los pagos recibidos
La conciliación consiste en rastrear cada importe que llega a su banco hasta las reservas que cubre. Airbnb y Booking.com pagan con su propio calendario y descuentan sus propias comisiones, así que un pago rara vez coincide con una sola reserva.
Este paso cubre los pagos de los canales frente al informe mensual y la factura de comisiones de Lavanda. Para los pagos cobrados dentro del PMS, la comprobación equivalente es el paso 10.
Paso 10: comprobar las asignaciones
Una asignación es el vínculo entre un documento y el dinero aplicado a él. Cada documento emitido lleva su propio resumen de asignación, que indica a qué está asignado y el saldo restante.
Utilice este paso para demostrar que la secuencia ha funcionado. Un recibo que figura como Unallocated suele indicar que un pago se registró en el lugar equivocado.
Paso 11: reembolsar un recibo de pago
Esta es la vía de salida cuando hay que revertir un pago. Un reembolso se devuelve siempre al método con el que se cobró, y no se puede deshacer.
El recibo necesita saldo libre, así que retire antes cualquier asignación. Un recibo de pago inicial no se puede reembolsar, por lo que debe abonar la factura de pago inicial en su lugar.
Aspectos a tener en cuenta
El orden importa sobre todo al principio. Confirme el modelo de pago inicial o de depósito, y cree las plantillas de plan de pago a plazos, antes de que exista ninguna factura.
Una factura emitida no se puede editar. Las correcciones pasan por el proceso de abono y corrección.
Consulte el paso 7 antes de emitir o registrar nada a mano. La emisión automática y el cobro automático ya cubren varios tipos de reserva.
Un pago registrado en el lugar equivocado igualmente se completa. La asignación es lo que revela el error, así que el paso 10 es la comprobación que lo detecta.
Cuando un paso no se completa, el bloqueo suele estar en unos datos del destinatario incompletos. Una factura no se puede emitir sin nombre de contacto, dirección y número de identificación.
Un pago completado no se puede editar después. Utilice el flujo de reembolso para un reembolso real, y el flujo de reversión para un error o una devolución de cargo.
Los recibos de pago inicial, los pagos por domiciliación SEPA y los pagos de los canales no se pueden reembolsar. Reviértalos, o abone la factura, en su lugar.
Más información
Tema | Qué cubre |
Qué modelo utiliza su espacio de trabajo, y cómo se documenta y se reembolsa cada uno | |
Los calendarios de cobro reutilizables, los tres tipos de plan y cómo se asignan las plantillas | |
El ajuste de pago inicial en una oferta, y la factura en borrador que crea | |
La vía del enlace de pago de Stripe, y el registro de un pago realizado por otro método | |
El registro de un depósito cobrado fuera del PMS, y el recibo que genera | |
La conversión de un borrador en una factura bloqueada y numerada, y los datos que impiden emitirla | |
Cuándo emite el PMS una factura y cobra automáticamente, por tipo de reserva | |
El registro de un pago directamente en una factura emitida, y los métodos disponibles | |
La conciliación de los pagos de Airbnb y Booking.com con el informe mensual y la factura de comisiones de Lavanda | |
La lectura del resumen de asignación en una factura, un recibo o una nota de crédito | |
El reembolso total o parcial, y qué tipos de recibo deben revertirse en su lugar | |
Qué informe responde a cada pregunta, siguiendo un lead desde la consulta hasta la reserva firmada | |
Conectar Stripe y, después, cobrar y reembolsar pagos con tarjeta y por domiciliación bancaria |