El flujo de reserva flexible es la ruta en línea que sigue un huésped para reservar una habitación, desde el enlace que recibe hasta una reserva confirmada. Este artículo explica las etapas, los estados por los que pasa una reserva y cuándo se crean las facturas.
Lo que necesita saber
Las etapas del flujo
El huésped avanza por el flujo etapa por etapa. Cada etapa es un elemento de la lista de verificación de la reserva, y la lista completa se crea en el mismo momento que la reserva. Las etapas que se aplican dependen de la configuración de su grupo de productos y del plan de pago a plazos aplicado a la reserva. Un plan que requiere un avalista añade Add guarantor details (Añadir datos del garante) y Sign guarantor contract (Firmar contrato de garante); un plan con pago anticipado añade Pay ARP (Pagar el ARP). Por eso no todos los huéspedes ven todas las etapas.
Datos personales
Datos de contacto
Datos académicos
Tasa de reserva
Otros contactos, como un garante o un contacto de emergencia
Plan de pago
Contrato
Pago
Su espacio de trabajo puede añadir sus propios elementos, por lo que una reserva puede mostrar etapas que no figuran en esta lista. El orden es fijo y no cambia a medida que se completan los elementos.
Los dos estados de la reserva
Una reserva creada mediante el flujo empieza como Tentative, es decir, provisional. Pasa a Confirmed, confirmada, cuando todos los elementos de la lista de verificación están terminados. El interfaz muestra estos estados en inglés.
Una reserva Tentative es una reserva real. Retiene la unidad que se le asignó, de modo que la habitación no se ofrece a nadie más mientras el huésped completa el flujo.
Una reserva que no se confirma antes de que finalice su temporizador pasa a Expirada, provisional caducada. El registro y los datos del huésped se conservan, y la unidad se libera.
El temporizador de vencimiento de reserva
El temporizador de vencimiento de reserva pertenece al grupo de productos, no a la reserva individual. Cuando está activo, todas las reservas nuevas de ese grupo de productos se crean como Tentative, y una reserva que no se confirma antes de que finalice el temporizador caduca y libera la unidad para la venta.
Cada grupo de productos tiene su propio Vencimiento predeterminado, y 30 minutos es el valor que utilizan la mayoría de los grupos de productos. Vaya a Inventario, después a Grupos de productos, y abra un grupo de productos para encontrar Temporizador de vencimiento de reserva y Vencimiento predeterminado.
Cuándo se crean las facturas
Se crea automáticamente una factura en borrador cada vez que se crea una reserva, incluidas las reservas creadas mediante el flujo. Cuando la tarifa de alojamiento es cero, no se genera ninguna factura, y fijar la tarifa por encima de cero activa la generación.
La tasa de reserva y el pago inicial se cobran durante el propio flujo, y cada uno produce su propio documento. Vaya a Experiencia del huésped, después a Reservas, abra la reserva y vaya a la pestaña Finanzas, después a Facturas y recibos.
Cuándo lo utilizaría
Necesita explicar a un huésped qué ocurre después de abrir su enlace de reserva.
Está consultando una reserva que muestra Tentative y quiere saber qué queda pendiente.
Necesita saber en qué momento se cobra al huésped y qué documento produce cada pago.
Está configurando un grupo de productos y quiere saber qué cambia el temporizador de vencimiento de reserva.
Aspectos a tener en cuenta
El orden de la lista de verificación es fijo. Un elemento mantiene su posición tanto si está Completado, Pendiente o Eximido.
El flujo envía al huésped su enlace por correo electrónico. Un operador puede volver a enviarlo con Resend link (Reenviar enlace) en la reserva.
Una reserva con una tarifa de alojamiento de cero no produce ninguna factura hasta que la tarifa se fija por encima de cero.
Las facturas en borrador se excluyen de los informes, incluidos los informes de deuda. Solo se incluyen los documentos emitidos.
El elemento de reserva es el que retiene la habitación: su propia descripción indica Secures the room and extends the hold (Asegura la habitación y amplía la retención), por lo que completarlo aplaza el vencimiento.
Mientras una reserva está provisional, la lista de verificación muestra Hold expires (La retención vence) con la fecha, y Extend hold (Ampliar retención) da más tiempo al huésped.
Más información
Artículo | Qué cubre |
Los pasos a seguir cuando un huésped no puede abrir su enlace, o la reserva muestra Expirada. | |
Cómo encontrar el elemento de la lista de verificación que retiene una reserva pagada. | |
Cuándo se crea una factura en borrador, cómo se actualiza y cómo abrirla y exportarla. | |
El mismo flujo visto por el huésped, etapa por etapa. | |
La alternativa manual, en la que se ofrece una habitación a un lead y se convierte en reserva. |